福建医科大学附属第一医院(略)年综合档案室档案数字化加工服务项目进行询价：

1、采购人：(略)

采购人地址：(略)

2、项目名称：(略)

3、建设内容包括：(略)

主要服务内容包括但不限于档案数字化加工前处理【档案借调、电子目录录入、更正及打印（包括级著录、案卷级著录和文件级著录），编写页号、档案装订物拆除、档案保护性处理、填写备考表】、档案扫描、档案数字化后处理（扫描统计、图像处理、图像质检、数据挂接、档案装订、档案实体验收、数据验收、数据备份）、档案数字化管理、文书内页档案规范化整理等工作。

4、档案数字化加工预估清单

5、注：(略)

二、技术要求

1、项目服务内容

（1）完成采购人文书档案、专业档案（具体数量按实计算）档案数字化加工、电子档案信息著录和档案重新装订、裱糊等工作。

（2）最终用以结算项目总工程款项的数字化数量，按照工程结束验收后的实际扫描页数来统计（按A4幅面）。成交供应商的工作人员和设备进场后，须先扫描一份由采购人提供的卷宗，根据投标文件和合同中规定的工作流程制作成品并提交给采购人确认扫描质量和效果，以确认结果作为卷宗数字化成品的质量和效果标准。

（3）采购人提供合适的扫描加工工作场地，安防监控设备、办公座椅、材料（纸张、档案盒、卷皮）、存储设备（存储硬盘、DVD光盘、移动硬盘等）等加工场内配备。硬件设备（电脑设备、扫描仪、打印机及刻录设备等）、耗材（夹子、文具、装订工具以及其它材料）等由成交供应商负责。用于开展扫描工作所使用的软硬件均应具备合法使用手续，计算机配套操作系统、办公软件等软件均应为正版软件。

2、项目建设规范

《中华人民共和国档案法》；

《纸质档案数字化技术规范》（DA/T (略)-(略)）；

《档案著录规则》（DA/T (略)-(略)）；

《档案修裱技术规范》DA/T (略)-(略)；

《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔(略)〕7号）；

《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T(略)-(略)）；

《文书类电子文件元数据规范》（DA/T (略)-(略)）；

《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T (略)-(略)）；

《福建省纸质档案数字化操作规范》（闽档〔(略)〕(略)号）；

《福建省档案数字化工作安全保密管理规定》（闽档〔(略)〕(略)号）

《文书档案案卷格式》（GB/T(略)-(略)）；

《归档文件整理规则》（DＡ/T(略)-(略)）；

《建设工程文件归档规范》（GB/T (略)-(略)）；

《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T(略).3-(略)）

《福建省省直单位纸质档案数字化成果移交与接收暂行办法》（闽档[(略)](略)号）；

注：(略)

3、安全保密要求

中标人应严格遵守国家相关的保密法律规定，遵守《保密协议》和采购人的有关规定（另行签订并严格执行《单位保密承诺书》）。档案扫描工作必须在采购人规定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法行为或违反相关规定，将依法或依据约定追究相应的责任。中标人应做到：

3.1加强工作人员管理

（1）中标人参与本项目的所有工作人员应在上岗前进行保密教育，签署《保密承诺书》，严格履行保密义务。明确保密职责与违法责任，严防泄密现象发生。

（2）中标人工作人员不得以任何方式非法向外人泄露档案所涉及的国家秘密，否则按国家有关规定处理，情节严重的要承担相应的刑事责任，造成采购人损失的，中标人应当依法承担赔偿责任。

（3）本条款不因合同届满或解除而失效。

3.2加强数字化场地安全管理

（1）数字化场地设在采购人办公大楼内。进出场地的人员每日要进行安检和身份核查登记，档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等均应在监控范围内，无监控死角。

（2）场地布局要合理，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。

（3）工作人员存放随身物品(手机、相机、包等)不得携带进行工作场所，进场前放在专用储物箱柜内。

（4）严禁无关人员进入数字化加工场地，严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入数字化加工场地，严禁擅自将数字化加工场地内物品带离现场。

3.3加强数字化加工设备安全管理

（1）数字化所需的硬盘、移动存储介质以及无法确保数据可靠清除的设备应当逐一登记造册管理，并约定数字化加工任务完成后，全部移交档案管理部门。

（2）数字化加工使用的计算机、扫描仪、数码相机、移动存储介质等设备，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有信息输入、输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等。

（3）数字化加工网络应与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。

（4）数据安全与网络监控软硬件必须使用通过国家安全认证的国产产品。数字化加工过程中推荐使用国产设备并使用正版软件。数字化加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件。

（5）数字化加工网络环境中应配备具有权限管理、设备管理、端口管理、日志管理和安全审计等功能的数字化加工安全保护系统，记录授权用户的访问行为、设备接入和电子档案信息流向等信息。

（6）指定专人保管，详细记录使用情况。

（7）按照数字化档案的最高密级确定其密级，并按同等级的国家密级载体使用、管理。

（8）不得擅自送外维修，应由有涉密介质处理资质的维修机构上门处理；必须送外维修的应办理书面审批手续，并由采购人派员现场监督。

3.4加强档案实体与档案信息安全管理

（1）建立档案流程单，流程单包括档号、加工工序、数量、经手人、加工时间等，数字化加工过程中档案流程单应与档案实体同步流转。

（2）数字化过程不得损毁档案。拆装档案时，应尽可能地保持档案原貌。出现档案损毁的，需按照有关规定予以处罚，并进行修复和登记。

（3）数字化过程中发现有涉密标识且无解密标识的档案，不得对该档案进行扫描，登记目录后当天归还档案室。

（4）档案严禁随地堆放，使用完毕应及时入库。正在数字化加工的档案不得在加工工位上留存过夜。

（5）强化数字化数据信息日常安全管理，严禁服务机构、人员非法下载、拍摄、复印、摘抄、留存、持有、使用任何档案信息。

（6）设立安全员岗位，负责加工场地日常安全管理，对其工作人员工作质量定期、不定期实地督查，实现数字化加工全程监控。

（7）数字化处理工作室内的废纸必须集中放置，中标人每星期清理废纸不能超过一次，清理时要有专人对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作室。

3.5数字化成果验收与交接安全管理

（1）数字化服务机构应会同局档案室拆除其自带加工设备中硬盘等存储介质，并与数字化过程中使用过的其他存储介质一起移交给档案保管部门，并办理相关移交手续。

（2）由采购人组织专业人员对档案服务机构移交的数字化加工介质(如存储介质、移动介质、备份介质等)、监控视频回放安全检查记录、档案实体出入库交接记录、加工人员变更记录、进行安全保密专项检查验收，安全保密验收不合格的，不对项目进行总体验收。

（3）采购人将组织专业人员对数字化服务机构所用的设备进行检查，以确保其设备中无信息留存。凡存有信息的，必须做清除信息的安全处理。

4、档案数字化加工的技术要求

中标人针对本项目须制定一套完善且可行性强的项目实施方案，强化流程化控制、图像处理、质检校对等环节处理，确保数字化加工质量符合有关标准规范、政策法规要求，确保数字化档案满足采购人高效查阅利用档案的需要。

项目实施流程：(略)

4.1加工前准备

（1）建立档案扫描工作规范和技术规范。必须符合采购人关于各门类档案管理要求，并根据采购人档案的实际情况定制。规范应报采购人书面同意，规范在实施过程中遇到新问题要第一时间与采购人沟通，并不断修订、完善。

（2）建立档案目录数据库。按“卷”整理的档案应建立案卷级、文件级目录数据库，按“件”整理的档案应建立文件级目录数据库，档案目录数据应能与采购人档案管理系统进行数据交换。

（3）对进场进行数字化扫描加工的工作人员进行培训，充分了解工作要求与技术规范。

（4）数字化服务公司与档案室办理档案出库清点、案卷核对等档案借调手续。

4.2扫描前处理

（1）编制页码

以案卷为单位整理的档案，应对未编号或页号编制不规范的文件重新编号，统一采用2B铅笔使用阿拉伯数字，从“1”开始编号，并将原编错的页号用铅笔划掉；左装订的卷，正面编在右下角，背面编在左下角；右装订的卷，正面编在左下角，背面编在右下角。一份文件若有主页和浮贴，先编主页号，后编浮贴页号，如浮贴内容与主页内容无关，先编浮贴页号。已经编过页码的档案，或原有页码为连续性页号且清晰可见，不再重新编页码，如有跳号或编号出错的情况，应重新编页码，并在数字化加工流程单中加以说明。封面、目录、备考表、空白表格与白纸等不编页号。与前后文件没有任何联系的废草稿纸不编号，如有联系则按顺序编号。

（2）档案装订物拆除

逐卷拆除档案中的金属装订物(如：(略)

（3）重份档案的处理

统一全宗内，出现成本成册的重复档案(形式与内容完全重复)，应将重份档案在目录标注说明，提示扫描时不予扫描，并在备考表上说明情况；同一案卷内，出现的重复文件，应剔除不予扫描，并在备考表上说明情况。

（4）档案保护性处理

逐卷检查实体，对档案的破损、霉坏等需裱糊的文件作出评定，并在备考表上说明情况，能够扫描的先扫描，而后进行修裱，并建立修裱登记台账。

5、扫描标准和要求

（1）扫描方式。应根据档案幅面的大小及纸张状况，选择扫描仪。纸张状况较差(如：(略)

（2）档案原件为彩色的扫描模式选择彩色模式，档案原件为复印件或黑白的扫描模式无需选择彩色模式。

（3）扫描分辨率参数设置为(略)dpi。特殊情况下，如原件本身是复印件、字间距和行距过密、文字偏小等清晰度较差情况，应根据需要适当增加扫描分辨率。

（4）以案卷为单位进行数字化加工。应以卷内目录为标准，对每份文件进行数字化加工，扫描内容应与其对应的卷内目录条目挂接。

（5）构成文件的若干文档，如正文、签发单、草稿、来文、账外文件等，应全部纳入扫描的范围，每份文档应命名规范，排列有序，与纸质文件相同。

（6）扫描时应做到不缺页、不重页、不错页。扫描形成的图像形状、内容、颜色、排列顺序等应与档案原件一致，页面整洁端正，图文清楚可读。

（7）遇有浮贴时，浮贴加原页扫1页，浮贴揭开后原页扫1页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。

（8）档案数字化加工过程中应建立详细、规范的加工记录。登记加工案卷的页数、破损等情况，核对每份档案的实际扫描页数与档案整理时填写的案卷页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理措施。

6、档案还原装订

档案扫描完成后，按照档案保管要求，对拆分的档案进行重新装订。恢复装订时要保持档案的原貌，按原孔对照装订，不能重新打孔，做到卷内排列顺序不变，不漏页、错页、掉页，装订牢固、准确、美观。

7、图像处理要求

（1）按照DA/T(略)-(略)纸质档案数字化技术规范的要求，对数字化所产生的图像文件进行优化处理与质检，使图像清晰、完整、不得出现原件没有的颜色、变形、皱纹等现象。

（2）纠偏：(略)

（3）裁边：(略)

（4）图像完整性：(略)

（5）排序：(略)

（6）图像拼接：(略)

8、著录要求

（1）对照档案文件逐条逐项审核档案案卷目录和卷内目录(或归档文件目录)中的著录内容，修订不规范的项目，补充必要的项目，保证著录项目完整、内容真实、数据规范。

（2）文书档案文件级档案目录应至少包括以下著录项目：(略)

（3）条目数据应与纸质档案排列顺序一致，不得增加、减少、遗漏或重复。

（4）新系统录入要求：(略)

9、格式转换

扫描形成的图像转换为彩色、分辨率为(略)dpi、PDF格式图像。将每一份纸质档案文件扫描所得的多份图像文件转换为一份TIFF或PDF文件。

印刷体、打印体纸质档案(表格除外)扫描后形成的JPEG图像，应先进行全文字符识别，转换成可以检索的双层PDF格式文件。双层PDF格式文件的上层是原始图像，下层是识别结果，保留原始版面效果，支持选择、复制和检索等功能。

即，扫描文件需同时保存为单页JPEG、TIFF和PDF等种格式。

(略)、数字化成果质量自检与验收

（1）质量标准要求

档案装订：(略)

扫描图像：(略)

图像质量：(略)

格式封装：(略)

目录核对、完善：(略)

条目与图像挂接：(略)

档案原始材料(略)% 不缺失;

提供的数字化最终成品，采购人将安排专人进行检查， 发现问题及时整改，经最终整改完所有数据必须达(略)% 正确率。

（2）数字化成果审核项目包括：(略)

（3）数字化服务机构必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据（图像质量、编目质量、著录质量、装订）进行认真负责的自检，自检达到数据质量标准后，才能交付于采购人抽检。

（4）数字化服务机构必须设立专门的质检工作组，将档案数据、未装订的案卷和相应的流程单按批次提交至档案质检工作组进行审核，(略)卷左右为一个批次。抽检率不得低于档案数字化总量的(略)%，抽检合格率应达到(略)%。不合格的批次应全部返工，整改后提交档案抽检工作组重新抽检，直至合格为止。

（5）采购人成立数字化领导小组每阶段对档案进行验收，抽检率不得低于档案数字化总量(略)%，抽检合格率应达到(略)%。抽检合格率低于(略)%，该批次应整改合格。

（6）为方便数据审核，每条目录数据和与之对应的全文扫描件必须同时出现在一个电脑界面中，在审核系统中能够查看各级检查记录，形成excel表格台账并打印。审核中检出的错误，数字化服务公司应及时、无偿予以纠正，直至提交验收的数据完全达标。“不合格”案卷数大于被质检案卷数的2%时，档案保管单位可将该批次档案全部退回返工。

合格率＝{质检总卷(件)数﹣不合格总卷(件)数}/质检总卷(件)数×(略)%。

(略)、数字化档案命名：

对档案目录进行电子化著录时，案卷或文件的编号方法应当具有系统性、唯一性，与纸质档案的档号建立一对一的对应关系。数字化加工的电子案卷、电子文件、图片名称应与电子化著录的档案目录中的编号保持多对一的对应关系。

（1）文书档案代号为：(略)

（2）以卷为单位

●每一卷档案建立一个文件夹，命名格式如下：

全宗号-类别号-归档年度-保管期限-案卷号

●每一页卷内材料命名格式如下：

全宗号-类别号-归档年度-保管期限-案卷号-页号

●每一份卷内文件建立一个文件夹，命名格式如下：

全宗号-类别号-归档年度-保管期限-案卷号-页号

（3）以件为单位

●每一件档案建立一个文件夹，命名格式如下：

全宗号-类别号-归档年度-机构名称-保管期限-件号

●每一页文件材料命名格式如下：

全宗号-类别号-归档年度-机构名称-保管期限-件号-页号

（4）命名格式说明：

6、全宗号，由四位阿拉伯数字组成。

类别号，按照档案类别填写代码，用档案类别的汉语拼音首位缩写表示，如工程档案类别号为GC。

归档年度，由四位阿拉伯数字组成，如(略)。

机构名称，机构用汉字表示，如党组、办公室、政法处等。

保管期限，永久、长期、短期分别用字母Y、C、D表示，国档局8号令实施以后，永久、(略)年、(略)年分别用汉字永久、(略)年、(略)年表示。

案卷号，由四位阿拉伯数字组成，如(略)。

页号，由四位阿拉伯数字组成，如(略)。

件号，由四位阿拉伯数字组成，如(略)。

例：(略)

文件夹命名：(略)

每页图像命名：(略)

其他类别档案的电子文件命名方式可参照上述方法进行。

(略)、数据挂接

档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过档案抽检工作组确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过相应软件，实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。

(略)、备份存储

中标人入场后根据采购人标准自行修改数字化加工系统，根据采购人要求的格式存储扫描件，扫描件先存储于工作站硬盘中，然后将数据导入用户方电子档案信息管理系统，能够实时将经过检验的数据投入实际应用。同时扫描后的电子文件备份至硬盘或光盘一份交付采购人，备份文件电子影像存储格式为单页TIFF和多页PDF文件，JPEG文件只作为审核校验和预览，不备份至硬盘或光盘。

(略)、档案上架

经采购人档案管理部门验收合格后，服务方应负责按照归档上架顺序排序上架，协助核查入库档案上架案件的检查工作；及时更新和调整室存卷宗密集架的标示以及库存档案的排列、倒架工作。

5、项目实施要求

5.1提供的扫描设备和软件要求

（1）采购人提供合适的扫描加工工作场地，安防监控设备、办公座椅、档案存放架、档案运送车、材料（纸张、档案盒、卷皮）、存储设备（存储、DVD光盘、移动硬盘等）等加工场内配备。硬件设备（电脑设备、扫描仪、打印机及刻录设备等）、耗材（夹子、文具、装订、工具以及其它材料）等由实施方负责。用于开展扫描工作所使用的软硬件均应具备合法使用手续。

（2）根据场地，工期等要求合理及时调配扫描设备和物资，严格按照工期要求完成工作任务。投标人须提供拟投入到本项目的关键设备电脑(略)台、平板扫描仪5台，1台塔式工作站的购置发票复印件（购买方须为投标人）。

（3）根据安全保密工作要求，用于档案数字化的信息设备及信息系统禁止与其他网络系统互联，禁止安装使用无线网卡、无线键盘鼠标等具备无线互联的设备。成交供应商在完成工作任务后，应将其信息设备中的硬盘、光盘等全部存储部件及数字化过程中使用过的移动硬盘、U盘、存储卡等全部移动存储介质无偿移交采购人。

5.2技术方案要求

扫描加工处理流程方案应包括如下内容：

A.应有明确的措施和技术确保档案在出库、档案资料分类、图像处理、索引著录、数据备份、档案复原以及送还档案部门的各个环节中的安全、完整和不被污损。

B.档案扫描与质检流程中，要求将档案进行批量扫描电子化并完成本地图像质量控制以及数量核对。应用软件都应具有自动去黑边、纠偏、扫描精度、对比度、亮度调节、影像的替换、插入、删除功能。应避免重张、倾斜、模糊等图像质量问题以及影像数量是否与拆分时清点的一致的具体措施。

C.要有明确的档案图像质检和保证索引正确性审核的详细措施，保证索引数据和图像挂接的准确性。

D.数据导出与备份时数据格式应符合最高人民法院和福建法院系统技术规范要求，必须保证数据的安全。

E.数据交付流程要求对于数据在交付时或交付后出现的问题，加工公司应负责确认和修改更正。

5.3实施人员要求

（1）实施团队需要有档案信息化项目经验，具有相关资质。

（2）在项目实施过程中需要提供一支品行端正、经验丰富、人员稳定、保密意识强的团队，团队负责人应具备相应的管理能力和行业工作经验，熟悉档案信息化加工系统的操作应用，需提供详细的团队名单及个人简历供采购人备案。

（3）为保证项目系统的正常运转，在整个项目运行期间，必须指派1人项目负责人长期驻场，确保工作人员具有良好的组织纪律性，中途不得随意更换工作人员，如特殊情况需更换工作人员，需经过采购人同意。

（4）参与本合同包的所有工作人员均为中华人民共和国境内公民。

5.4其他要求

1）成交供应商须提前提供对扫描工作场地的相关要求，以便采购人提前准备。

2）为保证项目的安全、进度和质量，成交供应商必须对参与本合同包实施的所有工作人员定期进行岗位培训，每季度至少培训一次，培训内容包括但不限于技术、保密等相关内容。

3）成交供应商需及时将项目实施情况汇报给采购人，及时告知项目实施过程中存在的各种风险及防范措施，每月定期向采购人提交工作进度报告。

4）纸质档案数字化处理统一以A4纸张报单价，纸质档案不足A4的，按A4折算，超过A4的，按一定比例进行折算成A4（A3=2张A4；A2=4张A4；A1=8张A4；A0=(略)张A4）。

6、售后服务要求

6.1成交供应商应提供售后服务电话、传真、电子邮件、现场等多种方式技术支持服务，全方位响应需求。

6.2售后服务期限：(略)

6.3售后服务方式及响应时间：(略)

6.4售后服务问题解决时间：(略)

7、日常工作服务要求

7.1参照采购人上下班管理制度，严格约束入场员工。

7.2成交供应商工作人员必须挂牌上岗，佩带工作证上下班。

7.3成交供应商工作人员若有违反采购人规定或工作质量出现问题的，采购人有权提出更换人员并收回相关出入采购人场所证件。

7.4提供每周7天，每天(略)小时的不间断技术支持服务，为采购人提供电话、传真、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。

8、违约责任

9.1因成交供应商原因造成采购合同无法按时签订，视为成交供应商违约，采购人有权没收其投标保证金，如投标保证金不能弥补成交供应商违约对采购人造成的损失的，成交供应商还需另行支付相应的赔偿。

8.2在签定合同之后，成交供应商要求解除合同的或未按合同规定提供服务的，视为成交供应商违约，对采购人造成的损失的，成交供应商需支付相应的赔偿。

8.3因成交供应商原因发生重大质量事故，除依约承担赔偿责任外，还将按有关质量管理办法规定执行。同时，采购人有权保留更换成交供应商的权利，并报相关行政主管部门处罚。

8.4成交供应商不得以任何名义和理由进行分包或转包。如有发现，视为违约，采购人有权单方终止合同，对采购人造成损失的，需另行支付相应的赔偿；

8.5成交供应商履行义务不符合合同约定时，采购人有权提出赔偿；

8.6在明确违约责任后，成交供应商应在接到书面通知书起七天内支付违约金、赔偿金等。

8.7本磋商文件未明确的其它约定事项或条款，待采购人与成交供应商签订合同时，由双方协商订立。

9、投标报价要求

9.1历史诉讼及其他专业档案进行整理及数字化加工工作约(略)万页，此为预估值，最终采购人将以中标单价按实际加工数量进行结算。投标总报价是指供应商根据磋商文件要求需要提供的服务总价格，包括用于完成本招标文件规定的服务要求的劳动保护、设施设备等完成服务项目所需的各项应有费用。

9.2供应商可在分项报价表中详细列出各项明细报价，如果所列分项报价不含以上内容，则视为已含在投标总价中。

9.3供应商对每种货物只允许有一个报价，采购人不接受有任何选择的报价。

9.4成交供应商对采购人加急案件扫描以中标单价按实际加工数量进行结算。

(略)、其他要求

(略).1成交供应商须提前提供对扫描工作场地的相关要求，以便采购人提前准备。

(略).2为保证项目的安全、进度和质量，成交供应商必须对参与本合同包实施的所有工作人员定期进行岗位培训，培训内容包括但不限于技术、保密等相关内容。

(略).3成交供应商需及时将项目实施情况汇报给采购人，及时告知项目实施过程中存在的各种风险及防范措施，每月定期向采购人提交工作进度报告。

5、服务周期：(略)

6、项目最高限价：(略)

报价应包括完成本项目建设内容所需的全部费用。

7、报价人的材料要求：

7.1、授权人委托书（名字、联系电话）。

7.2、针对项目建设内容、服务、建设周期、报价等出具报价函。

7.3、材料需加盖公章。

8、报名方式：(略)

供应商可下载客户端进行用户注册，注册成功后登录到供应商客户端，可根据医院发布的信息参加医院的项目报名，填写相应的信息及材料上传（供应商客户端下载链接：https：(略)提取码：(略)

报价文件提交截止时间：(略)