项目概况

中国疾控中心辐射安全所档案服务采购项目 采购项目的潜在供应商应在北京市西城区德外新康街2号主楼(略)房间https：(略)

一、项目基本情况

项目编号：(略)

项目名称：(略)

采购方式：(略)

预算金额：(略)

最高限价（如有）：(略)

采购需求：

中国疾控中心辐射安全所档案服务采购项目

谈判文件

中国疾病预防控制中心辐射防护与核安全医学所（以下简称采购人）就中国疾控中心辐射安全所档案服务采购项目的有关服务采购进行竞争性谈判采购公告，现邀请合格的供应商参加报价。

项目名称：(略)

项目编号：(略)

项目联系方式：

项目联系人：(略)

项目联系电话：(略)

采购人联系方式：

采购人：(略)

采购人地址：(略)

采购人联系方式：(略)

代理机构联系方式：

代理机构：(略)

代理机构联系人：

代理机构地址：

一、项目名称及编号

1.项目名称：(略)

2.项目编号：(略)

二、项目预算及服务周期

1.项目预算：(略)

2.服务周期：(略)

三、技术需求(需要逐条响应)

（一）服务项目内容

主要包括文书档案、基建档案、科技档案、合同档案等，投标单位须按相应规范对纸质档案进行整理、著录、扫描、原文挂接、打印目录、装订、质检、装盒入库、上架、将产生的数字化成果迁移、导入到指定的数字档案管理系统及照片档案管理系统，导入过程中档案管理系统出现的问题，承接单位负责解决，并进行数据备份等。同时将原有数字档案管理系统中的文书档案进行鉴定梳理，对保管期限为(略)年、永久的文件进行打印装订入库，工作量类型与内容工作量类型与内容。

1.档案整理、归档及文件打印

工作量：(略)

内容：(略)

2.档案数字化加工

工作量：(略)

内容：(略)

3.档案保管与保护

工作量：(略)

内容：(略)

4.档案信息化管理

工作量：(略)

内容：(略)

5.档案利用服务

工作量：(略)

内容：(略)

（二）工作内容要求

1.数字化整体目标

文书档案、科研档案等整理及数字化约在(略)卷、实物档案整理及拍照约在(略)副、照片档案整理及数字化约在(略)个事件，数据全部导入到甲方使用的综合档案管理系统及声像档案管理系统中。在档案整理数字化过程中，所需的扫描仪、拍照设备、归档章、铅笔、胶水等耗材均由供应商进行提供，项目施工场地由采购人提供。供应商根据对本项目的理解，对本项目需求提出完整的项目实施方案，在技术文件中明确提出档案加工作业流程，图像处理方法，设备及人员配置，质量控制及差错防范措施，以及服务承诺。

2.纸质档案整理

严格按照《归档文件整理规则》（DA/T (略)-(略)）《机关单位文件归档范围与保管期限》实施。

2.1组件（件的组织）

2.1.1件的构成

归档文件一般以每份文件为一份。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（未作文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

2.1.2件内文件排序

归档文件排序时，正文在前，附件在后；正文在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

2.2分类

2.2.1对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

2.2.2归档文件一般采用年度-机构（问题）-保管期限、年度-保管期限-机构（问题）等方法进行三级分类。

2.2.2.1按年度分类

将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年度。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

2.2.2.2按机构（问题）分类

将文件按其形成或承办机构（问题）分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档进行分类。

2.2.2.3按保管期限分类

将文件按划定的保管期限分类。

2.3排列

2.3.1归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。

2.3.2同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

2.3.3会议文件、统计报表等成套型文件可集中排列。

2.4编号

文书档案为一文一件的形式，应在每一件文件第一页的右上角加盖归档章，归档章应将档号的组成部分，即分类号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项。归档章中分类号、年度、保管期限表、件号、机构按照文书档案类目标进行填写。

2.5编目

2.5.1归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。

2.5.2归档文件应逐件编目，归档文件目录设置序号、文号、责任者、题名、日期、页数、密级、备注等项目。

2.5.2.1序号：(略)

2.5.2.2文号：(略)

2.5.2.3责任者：(略)

2.5.2.4题名：(略)

2.5.2.5日期：(略)

2.5.2.6页数：(略)

2.5.2.7密级：(略)

2.5.2.8备注：(略)

2.5.3归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面竖向设置。

2.5.4归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面。

2.5.5修整

2.5.5.1归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。

2.5.5.2归档文件已破损的，应予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。

2.5.5.3归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

2.5.5.4对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

2.6装订

2.6.1归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身的影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

2.6.2应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。

2.6.3用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不能使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

2.6.4归档文件宜采取线装法装订。文书档案页数较少，使用缝纫机轧边装订，较厚的，使用“三孔一线”装订。

2.6.5永久保管的归档文件，不能使用不锈钢夹或封套装订。

2.7编页

2.7.1页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置；

2.7.2文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原页码不变。

2.8装盒

2.8.1将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及背备考表，不同年度、分类号、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

2.8.2档案盒应根据摆放方式的不同，文书档案在盒脊或底边设置全总号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号；按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。

2.8.3背靠表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。

2.8.4盒内文件情况说明：(略)

整理人：(略)

整理日期：(略)

检查人：(略)

检查日期：(略)

2.9排架

2.9.1归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。

2.9.2归档文件按年度-保管期限分类，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于实体管理。

（三）加工前处理

3.1拆除装订物。在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物，拆除装订物时应注意保护档案不受损害；

3.2编制页号。应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容，逐卷、逐件、逐页核对档案排序、档案数量、档案编号、清点页数，并在目录中添加每件应扫描页数；

3.3纸面处理。对开裂档案进行简易修补，对褶皱档案进行展平处理，并在案卷备考表中添加档案原件修复处理信息。

（四）目录录入

按《档案著录规则》及地方相关规范要求对纸质档案进行目录数据著录，确保序号、文件编号、文件题名、成文日期、责任者、起始页次、页数、密级、保管期限、鉴定意见等项目内容完整、准确、规范，应著录项目著录完整，案卷卷内数据一一关联，并对完成的卷内目录数据进行打印与卷一起装订。

（五）档案扫描

5.1破损纸张。进行修裱后方可扫描。

5.2超大幅面纸张。超过A4的幅面折合A4计算，可采用扫描仪长纸扫描功能。

5.3超过A1幅宽的档案图纸可采取专业设备扫描。

5.4多种字体或颜色的纸张。同一页面含三种或三种以上颜色、字体(如铅笔、红笔、毛笔签字或图谱等)的档案，需采用多次扫描(扫描阈值不同)后局部粘贴或复印后扫描的处理方法以保持档案原版原貌并确保图像清晰。

5.5纸张较薄，透光明显的档案需要加附背纸后方可扫描。

5.6档案扫描参数指标：

5.6.1图像扫描分辨率：(略)

5.6.2图像扫描模式：(略)

5.6.3扫描压缩率：(略)

5.6.4格式转换压缩率：(略)

5.6.5扫描格式：(略)

5.6.6转换格式：(略)

5.6.7扫描后图形存储格式：(略)

5.6.8索引目录建立规则：(略)

5.6.9数据挂接：(略)

（六）图像处理

图像处理主要包括旋转、纠偏、剪边、去噪、去污、彩色/灰度模式等处理，对处理好的图像进行质检后采用多页PDF格式进行存储。

6.1图像歪斜：(略)

6.2图像脏点、脏斑：(略)

6.3字迹洇透：(略)

6.4图像深浅不一：(略)

6.5图像拼接：(略)

6.6存储名称和格式：(略)

6.7质量检查；设置质量检查岗位，负责检查图像文件的质量、目录的准确性和图像与目录对应的准确性。对图像方向不正确或偏斜度、清晰度、失真度等不符合图像质量要求的数字化文件，提出重新处理或重新扫描要求；发现文件漏扫描的，应及时补扫并正确插入图像；发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致的，应时及时进行调整。

(七) 数据迁移和挂接

扫描的原文要能够迁移至采购人指定的数字档案管理系统，并能与系统中的目录无缝挂接，建立目录数据和图像文件之间的一一对应关系，录入与图像挂接准确率应控达到(略)%。

（八）装订还原

8.1遵循保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订；

8.2档案装订应按照档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置；

8.3对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠；

8.4档案装订必须采用专业装订线进行装订，不可使用金属装订物；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除；

8.5档案装订应遵循“两对齐 ”要求，及装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐；

8.6档案装订应尽可能按照原来的装订孔位进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。

（九）档案入库

档案入库移交接收。档案完成数字化建设后，对照《档案出入库交接登记表》组织入库。对入库的档案进行检查验收，记录档案内容完整程度，并如实填写《纸质档案入库移交接收登记表》的入库部分。

（十）数据移交

扫描的原文要能够迁移至采购人指定的数字档案管理系统，并能与系统中的目录无缝挂接，建立目录数据和图像文件之间的一一对应关系，目录与图像挂接准确率应达到(略)%。需要保证目录及原文的正常检索和利用。

(十一)数据多套异质备份

刻录的光盘具备光盘单盘调阅查询功能，光盘内容不跨类、卷或件，光盘中的原文和目录数据能批量导入到采购人指定档案系统，采用规格根据项目实际需求和档案内容，采用规格为(略)G的档案级蓝光光盘和与之配套的档案级蓝光光盘刻录机进行光盘刻录，JPEG和 PDF格式各刻录两套并确保读取顺畅，制作磁盘。采用高性能移动存储硬盘进行原文和目录数据的存储，确保数据安全和准确，并在移动硬盘表面制作标签卡。JPEG格式与多页双层PDF格式数字化成果分别存于不同的移动硬盘中，两种格式各两套进行备份。

（十二）项目验收

(略).1验收方式及指标

(略).1.1由采购人成立专业验收组对数字化成果进行验收；

(略).1.2采用按全宗/加工量/加工周期进行分批验收的方式；

(略).1.3采用抽检的方式进行人工检验；

(略).1.4抽检比率不得低于(略)%，抽检合格率应为(略)%。

(略).2验收内容

(略).2.1应对目录数据进行验收，主要包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度、必填项是否填写等；

(略).2.2应对图像文件进行验收，主要包括数字化参数、存储路径、命名的准确性、数字副本的完整性、排列顺序的准确性、图像的清晰度、图像处理的精确程度等；

(略).2.3应对数据挂接进行验收，主要包括目录数据与数字副本的挂接的准确性等；

(略).2.4应对工作文件进行验收，主要包括《纸质档案数字化流程单》等数字化工作过程中形成的工作文件的完整性等；

(略).2.5应对存储载体进行验收，主要包括载体的可用性、有无病毒等。

(略).2.6应对实体档案进行验收，包括装订还原的质量以及实体档案与数字化成果之间的对应。

(略).3验收结论

(略).3.1每批纸质档案数字化质量检验达到验收指标和验收内容的要求，予以“通过 ”，验收未通过应视情况进行返工或修改后，重新进行验收；

(略).3.2此项目验收完成后，需经验收组成员签字确认。

（十三）成果交付

(略).1光盘交付

将验收完毕的数字化成果根据项目实际需求和档案内容，采用规格为(略)G的档案级蓝光光盘和与之配套的刻录机进行光盘刻录，JPG和PDF格式各刻录两套并确保读取顺畅。

(略).2移动硬盘交付

采用高性能的数据移动存储硬盘进行原文扫描件和目录数据的存储， 一式两份并确保数据安全和准确，并在移动硬盘表面制作标签卡。多页PDF和多页双层PDF格式数字化成果分别存于不同的移动硬盘中。

(略).3档案数字化加工过程中填写档案数字化登记表。

按照档案的出库记录(即表中卷、件号与《纸质档案出入库交接登记表》中的卷、件号一致)，在《档案数字化登记表》中如实记录档案 扫描、质检、抽检以及数字化成果备份的情况，并作为项目档案资料留存，待数字化工作阶段性验收后一并向采购人移交。

(略).4档案入库移交接收。

档案完成数字化后，对照《档案出入库交接登记表》组织入库。对入库的档案进行检查验收，记录档案内容完整程度，并如实填写《纸质档案入库移交接收登记表》的入库部分。

(略).5文书，科技，照片档案等档案装具标准应符合中华人民共和国档案行业最新标准。

(略).6人员要求

供应商根据项目需提供项目驻场人员；项目负责人应具有本科或者以上学历，须持有档案类中级以上职称证书或者高级档案管理师证书、具有省级档案部门颁发的档案上岗证书或者国家保密局保密培训教育证书，具有较高项目组织管理和协调能力，从事档案整理及数字化项目实施时间不低于3年；项目团队人员至少5人，具备1年以上工作经验，具备档案省级档案部门颁发的档案上岗证书及学时证明。

(略).7保密要求

供应商需具有国家秘密载体印制资质乙级及以上证书；供应商提供的项目实施方案中应包含保密方案。

(略).8设备要求

(略).8.1硬件设备：(略)

(略).8.2档案整理所需的计算机各种硬件设备、软件系统和档案装具等，应符合国家相关法律法规和标准的要求；进场设备不得离场，如需离场须采购人同意，并经有关部门备案且具有脱密处理资质的机构进行脱密处理，并出具脱密证明方能离场，进行脱密处理所需费用由供应商自行承担。

四、供应商要求

1.符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定；

2.供应商及其提供的服务符合国家法律法规及强制性规范所规定的条件；

3.参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；

4.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度,具有独立承担民事责任的能力；

5.具有履行合同所必需的人员和专业技术能力；

6.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

7.供应商须具有履行敏感档案所必需的国家秘密载体印制资质证书（涉密档案数字化加工乙级或者甲级资质）。

8.供应商项目负责人应具有本科或者以上学历，须持有档案类中级以上职称证书或者高级档案管理师证书、具有省级档案部门颁发的档案上岗证书或者国家保密局保密培训教育证书，具有较高项目组织管理和协调能力，从事档案整理及数字化项目实施时间不低于3年。（须提供相应证书复印件并加盖公章）

9.供应商提供类似项目业绩5个或者以上，包括合同首页、价格内容页、盖章页。（附上验收证明优先考虑）

(略).本项目不接受供应商以联合体的方式参加。

(略).本项目不得转包、分包。

五、响应文件格式及相关要求

1.响应文件包括：(略)

2.响应文件需单独密封，且在封面注明项目名称及项目编号。

3.供应商要按报价表的格式填写报价，除此之外采购人无需再支付任何费用。

4.由于报价表填报不完整、不清楚或存在其它任何失误，所导致的任何不利后果均应当由供应商自行承担。

5.供应商需提交三份响应文件，一正两副。

六、响应文件的递交（密封报价）

供应商可将密封好的响应文件直接送至采购人，或以邮寄或速递方式送达。密封响应文件须在密封处加盖公章，邮寄或快递的响应文件须在信封处注明“密封报价”字样。邮寄或速递方式的响应文件送达时间晚于报价截止时间，或以传真、电子邮件、电报、电话等方式递交的投标文件恕不接受。

七、获取谈判文件时间、地点及售价

获取谈判文件的时间：(略)年 (略)月(略)日(略)：(略)(双休日及法定节假日除外)

1.获取谈判文件地点：

北京市西城区德外新康街2号主楼(略)房间https：(略)

2.获取谈判文件方式：

现场报名或网上下载

3.获取文件文件售价：

0.0元

八、响应文件递交，审查资质，开、评标等相关时间及地点

响应文件递交时间：(略)年 (略)月(略)日(略)：(略)

响应文件递交地点：(略)

审查时间（审查资质的时间）：(略)年(略)月(略)日(略)：(略)

审查地点（审查资质的地点）：(略)

开标时间：(略)年(略)月(略)日(略)：(略)

邮编：(略)

联系人：(略)

九、评审原则

根据满足谈判文件采购需求、质量和服务的原则，采取竞争性谈判采购方式，两轮报价，响应文件中报价为第一次报价，谈判现场报价为第二次报价，以第二次报价中最低价的供应商为中标商。

十、采购项目需要落实的政府采购政策

国家、国家疾控局、中国疾控中心及本所采购相关管理制度

十一、响应文件格式

1.法定代表人的授权委托书

中国疾病预防控制中心辐射防护与核安全医学所：

本授权委托书声明：(略)

本授权书于 年 月 日签字生效，特此声明。

法定代表人姓名：(略)

供应商代表姓名：(略)

法定代表人身份证号：(略)

供应商代表身份证号：(略)

供应商全称（公章）：

2.报价表

价格单位：(略)

项目名称：

项目编号：

总计金额：

报价有效期：

供应商全称（公章）：

日期：

联系人签字：(略)

联系方式：

邮编:

日期：

3.服务承诺函

（由供应商自行填写）

4.投标供应商关联性承诺书

投标供应商关联性承诺书

致：(采购人)

我们（供应商名称）承诺，未有与我公司存在关联性的其他公司共同参与（项目名称）（招标编号）包号（品目号）的谈判采购事宜。若违反此承诺，我们（供应商名称）将承担由此带来的一切法律后果。

法定代表人姓名：(略)

供应商代表姓名：(略)

日期：

供应商全称（公章）：

5.供应商需要提供的其他资料。

中国疾病预防控制中心辐射防护与核安全医学所

(略)年 8 月 4日

合同履行期限：(略)

本项目(不接受 )联合体投标。

二、申请人的资格要求：

1.满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定；

2.落实政府采购政策需满足的资格要求：

国家、国家疾控局、中国疾控中心及本所采购相关管理制度

3.本项目的特定资格要求：(略)

三、获取采购文件

时间：(略)

地点：(略)

方式：(略)

售价：(略)

四、响应文件提交

截止时间：(略)

地点：(略)

五、开启

时间：(略)

地点：(略)

六、公告期限

自本公告发布之日起3个工作日。

七、其他补充事宜

八、凡对本次采购提出询问，请按以下方式联系。

1.采购人信息

名 称：(略)

地址：(略)

联系方式：(略)

2.项目联系方式

项目联系人：(略)

电　话：(略)